GESTIÓN DOCUMENTAL: Según el Archivo General de La Nación es un conjunto de
actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Podemos decir entonces que, “La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento o la investigación"
VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓNDE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Algunas ventajas son:
- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
- Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
- Reducción de los costes de archivado
- Reducción de la recuperación de un documento.
- Acceso concurrente a un documento.
- Mejora de atención a los clientes.
- Reducción de costes legales.
- Reducción de costes de acceso a la documentación.
- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental
específicos.
- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
Archivo General de la Naciòn, Programa de Gestiòn documental (PGD). Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232
"tomado de http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y por docuware"
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión
de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.
"Gobernaciòn de cali . Procesos de un programa de Gestiòn Documental. Tomado de http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf"
DESCRIPCION GRAFICA:
ISO 15489 NORMALIZACION PARA DOCUMENTO ELECTRÓNICO
"Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz. El ISO/TR 15489-1:2001, el informe técnico que la acompaña, proporciona una metodología para su implantación. Como novedad, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el acceso a los documentos y se refiere con mayor énfasis a la necesidad de los metadatos."
"Acimed. Norma UNE-ISO 15489-1: una guía para la gestión de los documentos de archivos. 2006. Tomado de http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci26506.htm"
Nota: Este video nos muestra un bosquejo de lo que es la Norma ISO 15489.
"tomado de http://www.youtube.com/watch?v=9vsZgqjIBQ0"
FUTURO DE LA GESTION DOCUMENTAL
Aquì les dejo un link de una noticia que expone claramente el futuro de la gestiòn documental, segùn el periòdico computing.es: http://www.computing.es/gestion/entrevistas/1058043001401/futuro-gestion-documental-movilidad.1.html
